GDPdU und die Steuerprüfung

5. Dezember 2013

Hinter dieser Abkürzung verbergen sich die ‚Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen’. Dabei handelt es sich um eine Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung (BMF) aus dem Jahr 2001, in der bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen festlegt. Die Abgabenordnung sieht seit dem 20. Dezember 2008 für Unternehmen, die den Anforderungen der GDPdU nicht nachkommen, ein Verzögerungsgeld von EUR 2.500 bis EUR 250.000 vor.

Der Einsatz Elektronischer Kassensysteme, kann im Fall einer Steuerprüfung, zu bösen Überraschungen führen, wenn diese nicht GDPdU Konform sind. Besonders unangenehm wird die Situation wenn die Kasse Möglichkeiten zur Umsatzmanipulation bietet. Ein Steuerprüfer kennt alle gängigen Kassensysteme und wird sofort hellwach wenn er die Funktion Trainingskellner findet. Es ist ratsam das Kassensystem auf GDPdU Konformität zu prüfen. Lassen Sie sich das vom Hersteller bestätigen. Ältere PC-Kassensysteme sollten auf jeden Fall auf den neusten Softwarestand gebracht werden.

 

 

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Umstellung der Mehrwertsteuer für Übernachtungen im Hotel auf 7%

20. Dezember 2009

Was kann in ResiGo vor dem 1.1.2010 vorbereitet werden.

Wichtig ist, dass ein Steuerschlüssel für 7% in den Firmenstammdaten angelegt wird, wenn dieser noch nicht existiert.

Falls für das Frühstück noch keine Leistung existiert, muss eine Leistung für Frühstück angelegt werden. Vorhandene Leistungen müssen auf gültige Einstellungen überprüft werden.

Alternativ oder zusätzlich sollte auch eine Frühstücksleistung mit der Einstellung ‚pro Person buchen’ angelegt werden. Wie im weiteren ersichtlich kann diese Leistung universeller verwendet werden.

Wichtig ist, dass hier die richtige Umsatzgruppe angegeben wird. Es darf auf keinem Fall die Umsatzgruppe LOGIS ausgewählt werden da sonst bei der automatischen Umstellung der MwSt. Schlüssel auf 7% gesetzt würde. Für die Küchen- oder Frühstückliste muss das Häkchen bei Frühstück gesetzt werden. Die Beschreibung ist jetzt leicht irreführend. Es müsste richtigerweise heißen: Der Artikel ist ein Frühstück usw. Das gilt auch für Halb- oder Vollpension.

Was ab dem 1.1.2010 nicht mehr möglich ist.

Bisher konnte der Zimmerpreis ohne Probleme inklusiv. Frühstück gebucht werden. Das Frühstück muss jetzt wegen der abweichenden MwSt. extra gebucht werden. Das gleiche gilt für Arrangements oder Pauschalen die eine Halbpension oder Vollpension enthalten. Der Gesetzgeber erzwingt somit eine Offenlegung der Kalkulation. Auf der Rechnung müssen die unterschiedlich besteuerten Positionen getrennt voneinander angegeben werden, andernfalls wird es zu massiven Problemen mit Firmenkunden kommen, die ihre Rechnung beim Finanzamt einreichen. Die Angabe: 120,- € incl. Halbpension in Angeboten oder Prospekten ist zwar möglich, aber auf der Rechnung muss Übernachtung und Halbpension getrennt ausgewiesen werden.

Was bedeutet das für ResiGo Anwender?

Das ist abhängig davon wie die derzeit bevorzugte Vorgehensweise ist. Anhand der Frühstücksbuchung werden die in ResiGo möglichen Fallbeispiele dargestellt. Andere Zusatzleistungen wie Halb- oder Vollpension folgen dem gleichen Muster. Zu beachten ist, dass Leistungen wie zum Beispiel Zustellbett oder Haustier auch zu den Logisleistungen mit 7% zählen.

A: Das Frühstück wird manuell gebucht.

Dieses Vorgehen birgt die Gefahr in sich, dass die richtige Anzahl übersehen wird und des dadurch zu Fehlbuchungen kommt.


Besser ist es, auch in diesem Fall die die Frühstücksleistung pro Person anzulegen. Dadurch wird sichergestellt dass immer die richte Anzahl von Frühstücken gebucht wird, unabhängig von der Personenzahl.

B: Das Frühstück über eine Zusatzleistungen der Kategorie gebucht.

Das ist die sicherste und einfachste Methode den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Voraussetzung dafür ist eine Frühstücksleistung die pro Person gebucht wird.

Diese kann in Zusatzleistungen der Zimmerkategorie eingetragen werden.

Bei einer Reservierung werden, bei der Auswahl der Zimmerkategorie, die Einstellungen automatisch übernommen. Falls der Gast ohne Frühstück buchen will, werden die Leistungen einfach aus der Reservierung gelöscht. Anhand der Markierung unter ‚P’ wie pro Person ist zu erkennen dass das Frühstück pro Person gebucht wird.

In der Reservierungsbestätigung wir das Frühstück auch ausgewiesen.

C: Das Frühstück wird über ein Arrangement gebucht.

Der bisher am häufigsten beschrittene Weg, das Frühstück in einem verdeckten Arrangement unterzubringen, funktioniert nicht mehr. Bei einem verdeckten Arrangement wird der Frühstücksanteil intern zwar getrennt gebucht und von der Logisleistung abgezogen, damit die Interne Statistik stimmt, aber auf der Rechnung wurde nur der Gesamtbetrag ausgewiesen. Das gleiche gilt für alle andern Positionen in einem verdeckten Arrangement.

Vorher:

  1. Der Steuersatz beträgt 19%
  2. Der Preis für die Logis enthält die Frühstücke
  3. Für die Küchenliste ist die Markierung für das Frühstück gesetzt.
  4. Im Arrangement ist die Auswahl ‚nicht auf Rechnung‘ gesetzt.

Nachher:

  1. Der Steuersatz beträgt 7%
  2. Der Preis für die Logis ist ohne Frühstück angegeben.
  3. Die Markierung Frühstück für die Küchenliste entfernen.
  4. Im Arrangement ist die Auswahl ‚zusätzlich Buchen‘ gesetzt.

Dieses Beispiel ist obligatorisch für alle Arrangements.


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PosBill mit oder ohne Taskleiste

22. November 2009

In der Standardeinstellung von PosBill füllt das Programm beim Start den gesamten Bildschirm aus, einschließlich des Bereichs, der für die Taskleiste vorgesehenen ist. Das ist Absicht und nicht etwa ein Fehler. Wenn der PC als Registrierkasse arbeitet sollen die Bediener nicht die Möglichkeit haben andere Windowsprogramme aufzurufen. Weder zum Spielen noch um im Internet zu surfen. Arbeitet man aber als alleiniger Anwender oder benutzt PosBill im Bürobereich ist es oft hilfreich auf die Taskleiste zugreifen zu können.

Das lässt sich auf einfache Weise bewerkstelligen. Im Verzeichnis Programme\IDV\PosBill befindet sich eine Datei mit dem Namen Config.ini. Ein Doppelklick auf die Datei öffnet den Editor und zeigt den Inhalt an. Setzen Sie den Parameter Taskleiste auf 1 (Taskleiste =1) und speichern die Datei ab. Beim nächsten Start von Posbill bleibt die Taskleiste sichtbar. Um die Taskleiste wieder verschwinden zu lassen, stellen sie den Parameter wider auf 0. Alle anderen Parameter sollten Sie nicht verändern, das könnte zu unerwünschten Veränderungen im System führen. Die Bedeutungen der sonstigen Parameter werden in anderen Beiträgen erklärt.

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Hotline- und Servicevertrag, alles nur Abzocke?

3. September 2009

Zugegeben, manchmal drängt sich mir der Verdacht auf, beim Blick auf die Leistungen, die so einige Service- oder Wartungsverträge bietet, dass da etwas nicht mit rechten Dingen zugeht. Da wird ein monatlicher Betrag gefordert ohne erkennbare Gegenleistung. Bestenfalls wird mir bei Softwareprodukten, mehr oder weniger unverblümt, erklärt, dass ich die Fehlerbehebung finanzieren soll. Die Anzahl der Foren im Internet, mit Klagen und Beschwerden zu diesem Thema, ist beträchtlich.

Andererseits werde ich misstrauisch wenn mit einem kostenlosen Support geworben wird. Klar ist, ordentliche Wartung und qualifizierter Support kostet nun mal Geld und in diesem Fall kann nur an der Qualität gespart werden. Mir nützt es überhaupt nichts, wenn ich bei einem Problem in einer endlosen Warteschleife lande oder einen Callcenter Mitarbeiter am Telefon habe, der nicht die geringste Ahnung vom Produkt hat oder nicht mal vernünftig deutsch spricht. Genau so unbefriedigend ist es, bei einer Anfrage per E-Mail, wochenlang auf eine Antwort warten zu müssen oder überhaupt keine Reaktion bekomme. Schlimmer ist aber wenn ich dafür auch noch bezahlen soll.

Hier mal eine Zusammenstellung was ein Software Wartungsvertrag für ein Kassensystem beinhalten sollte und wo die Grenzen liegen:

Fehlerbehebung

Sogenannte Patches, sind in jedem Fall kostenlos und unabhängig von einem Wartungsvertrag. Es gibt keine Software die 100% Fehlerfrei ist. Oft treten Fehler erst nach längerem Einsatz oder nur in bestimmten Konstellationen zu Tage die selbst bei noch so gründlichem Testen nicht erkannt wurden. Solche Fehlerbeseitigungen werden in der Regel mit einem Patch behoben. Wenn ich einen Fehler finde, kann ich aber nicht erwarten, dass der innerhalb der nächsten Stunden behoben werden kann.

Neue Version

Softwarewartung und Updates auf neue Versionen verursachen, während der Vertragslaufzeit, keine zusätzlichen Kosten. Verzichte ich, aus Kostengründen, auf die Softwarewartung oder den Updateservice, muss ich die neue Version, wenn ich diese haben will, erneut kaufen.

Hotline

Während der üblichen Bürozeiten muss ein Mitarbeiter erreichbar sein. Wenn der zuständige Fachkollege sich bereits in einem Gespräch befindet, sollte in angemessener Zeit ein Rückruf erfolgen. Diese Dienstleistung ist dazu da, ein Problem mit der Handhabung des Programms schnell zu lösen. Dieser Service ist nicht dazu da, sich eine Schulung zu erschleichen. Fragen die mit einem Blick ins Handbuch genauso schnell beantwortet wären, blockieren unnötig die Kapazität für ernste Anfragen. Die Hotline ist auch nicht dazu geeignet, Fragen im Umgang mit dem Betriebssystem zu beantworten. Dazu hat der Hersteller eine eigene Hotline.

E-Mail Support

E-Mails sollten spätestens am nächsten Tage beantwortet sein. Es sei denn, ich verfasse ein mehrere Seiten langes Mail mit vielen Fragen und Verbesserungsvorschlägen oder Änderungswünschen. Dem Supportmitarbeiter kann die Klärung eines solchen Fragenkatalogs schon mal einige Tage kosten. Darum besser eine Mail, eine Frage.

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Senioren in der Gastronomie

25. August 2009

Die Tatsache, dass unsere Gesellschaft immer älter wird, ist unbestritten. In vielen Bereichen der Gesellschaft wird diese Tatsache oft ignoriert. Auch in der Gastronomie, wo Senioren sowohl als Personal oder Gast eine zunehmend größere Rolle spielen, werden die besonderen Bedürfnisse der Generation Ü50 nur wenig oder gar nicht berücksichtigt.

Seit jeher gibt es für die kleinen Gäste den Kinderteller. Einen Seniorenteller einzuführen ist sicher nicht die richtige Idee, das könnte leicht als Diskriminierung verstanden werden, aber eine verminderte, seniorengerechte Portionsgröße oder biologisch-wertvolle Angebote würden sicher dankend angenommen. In dieser Generation bestehen besondere Bedürfnisse und Anforderungen an die Ernährung. Auch bei den Kassensystemen in der Gastronomie muss ein Umdenken stattfinden um den Markt der Senioren für eine Umsatzsteigerung nutzen zu können. Die beste Marketing Idee nutzt nichts, wenn sie an den Möglichkeiten der Kasse scheitert. Im Kassensystem PosBill wird das berücksichtigt. Für jeden Artikel kann eine kleine oder große Portion, mit dem entsprechenden Preis festgelegt werden. Mit einem Klick wird dann zwischen den Portionsgrößen unterschieden. Die Information erscheint automatisch auf dem Küchenbon, somit entfällt die zusätzliche Eingabe von Bemerkungstexten oder das Anlegen von zusätzlichen Artikeln für die Portionsgrößen.

Wir müssen immer länger arbeiten, bis das Rentenalter erreicht wird. Darum spielen Senioren auch als Personal eine zunehmend größere Rolle. Als langjährige Mitarbeiter oder als Aushilfen für Stoßzeiten. Einfach zu bedienende und übersichtlich gestalte Oberflächen erleichtern die Einarbeitung und mindern die Vorurteile vieler älteren Kollegen gegenüber PC-Kassensystemen. Mobile Kassen ersparen den Mitarbeitern viel Arbeit und erübrigen viele Wege. Älteren Mitarbeitern, die als Minijobber seltener mit der Kasse zu tun haben, haben es nicht schwer, mit mobilen Kassen, Netzwerkkassen und PC Kassensystemen zurecht zu kommen.

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Warenbestand und Rezeptur mit PosBill

1. April 2009

Die Warenwirtschaft, auch kurz als ‚Wawi‘ bezeichnet erhält auch in der Gastronomie eine zunehmend größere Bedeutung. Der Wunsch nach Bestandsüberwachung und Inventurlisten, die normalerweise ein Schwerpunkt im Handel sind, wird auch in der Gastronomie immer häufiger geäußert. Im Kassensystem PosBill ist eine Warenwirtschaft integriert, die speziell auf die Bedürfnisse der Gastronomie zugeschnitten ist. Im Gegensatz zu einer normalen Warenwirtschaft im Handel wird in der Gastronomie fast immer eine sogenannte Rezepturauflösung benötigt. Was sich hinter dem Begriff Rezeptur verbirgt soll an Hand des folgenden Beispiels gezeigt werden.

Als Musterartikel soll eine Apfelschorle dienen. Wenn die Apfelschorle – fix und fertig gemixt – eingekauft wird, wird die Rezeptur nicht benötigt. Der Artikel Apfelschorle wird als ganzes im Bestand überwacht. Wird eine Apfelschorle gebucht, wird auch der Bestand der Apfelschorle reduziert.

Wenn aber die Apfelschorle selbst gemixt wird kommt die Rezeptur ins Spiel. Es wird jetzt nicht mehr der Artikel Apfelschorle überwacht, sondern die einzelnen Bestandteile. In diesem Beispiel Apfelsaft und Mineralwasser. Die Rezepturartikel, wie Apfelsaft und Mineralwasser, müssen als erstes in der Artikeldatei angelegt werden. Bei Rezepturartikeln, die ausschließlich als Rezeptbestandteil dienen und nicht für den direkten Verkauf bestimmt sind, wird in dem oberen, blauen Feld ein Häkchen gesetzt, damit dieser Artikel nicht in der Artikelauswahl der Kasse erscheint.

Alle in Frage kommenden Rezepturartikel werden in der linken Liste angezeigt und können mit einem Doppelklick in die Rezeptur übernommen werden. Artikel, die ihrerseits eine Rezeptur enthalten, sind in der Liste nicht enthalten. Die Mengenanteile werden über die Anzahl Einheiten erfasst und die Rezeptur dem Artikel Apfelschorle zugewiesen. Wird jetzt an der Kasse eine Apfelschorle gebucht, wird nicht mehr der Bestand des Artikels Apfelschorle vermindert sondern die Bestände von Apfelsaft und Mineralwasser. Die Vorgehensweise folgt bei allen Artikeln dem gleichen Muster.

Üblicherweise werden in der Gastronomie nur bestimmte Artikel überwacht. Es ist wenig sinnvoll bei einem Tellergericht jedes Salatblatt und jede Prise Salz in die Rezeptur aufzunehmen. Es handelt sich bei der Rezeptur in der Warenwirtschaft nicht um ein Kochrezept sondern um eine Bestandsüberwachung. Bei einem Tellergericht wird darum nur das teure Fleisch oder der Fisch in die Rezeptur aufgenommen. Anders kann das bei einem Cocktail aussehen. Hier können alle Bestandteile des Cocktails in die Rezeptur aufgenommen werden um den Bestand der alkoholischen Getränke zu überwachen. Die grundsätzliche Vorgehensweise ist aber immer gleich.

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Die Außer-Haus-Taste im Kassensystem PosBill

26. März 2009

PosBill verfügt jetzt über noch mehr Möglichkeiten die Funktion für den Außer-Haus-Verkauf einzurichten. Der Service soll schnell und einfach einen Außer-Haus-Verkauf abwickeln ohne komplizierte Vorgänge an der Kasse durchführen zu müssen oder spezielles Hintergrundwissen zu erlernen. Trotzdem soll sich das System an die speziellen Vorgehensweisen des jeweiligen Betriebs anpassen lassen. Für die Entwicklung war das eine echte Herausforderung. In der PosBill Version 6 wurden alle Anregungen und Wünsche unserer Kunden zu diesem Thema umgesetzt.

Der Ablauf für den Service ist denkbar einfach. Ein Klick auf die Außer-Haus-Taste und sofort werden die betroffenen Artikel mit dem verminderten Steuersatz belegt und gekennzeichnet. Die spitze Klammer in der Postenliste markiert alle Artikel für die der verminderte Steuersatz gilt. Ein nochmaliger Klick auf die Außer-Haus-Taste macht den Vorgang rückgängig. Soweit ist das noch nichts besonders. Jede Gastronomiekasse die den Namen verdient kann das auch. Bei genauerer Betrachtung der Postenliste wird erkennbar, dass nicht alle Artikel des Tisches eine Markierung als Außer-Haus verkauf haben. Der Grund dafür ist, dass das Lachsfilet nicht Außer-Haus verkauft werden soll. Das kann für jeden Artikel individuell eingestellt werden.

Die Markierung findet sich auch auf dem Küchenbon wieder, damit die Küche weiß ob das Gericht auf einem Teller angerichtet oder zum Transport verpackt werden muss. Nicht immer ist es aber gewünscht, dass alle in Frage kommenden Artikel eines Tisches, für den Außer-Haus-Verkauf markiert werden sollen. Wenn es sich nicht um einen Betrieb handelt der bevorzugt liefert, sondern die Mitnahme von Speisen eher die Ausnahme ist, kann das System auf den Modus Außer-Haus-Artikel umgestellt werden. In diesem Fall wird nur jeweils ein Artikel markiert.

Einstellmöglichkeiten:

Zuerst einmal muss im Backoffice, in den Firmeneinstellungen, der entsprechende Steuersatz einem sogenannten Schlüssel zu geordnet werden. Zum Beispiel Schlüssel 1 = 19% und Schlüssel 2 = 7 %. Warum Schlüssel und nicht einfach sofort 7 oder 19 Prozent? Weil sich die Steuersätze gelegentlich mal ändern können und es sehr lästig wäre, am Tag der Umstellung, jeden Artikel einzeln ändern zu müssen. In dem Fenster kann das Datum der Änderung und der neue Prozentsatz eingegeben werden und PosBill erledigt den Rest automatisch wenn der Umstellungstag gekommen ist. Die Wichtigste Einstellung ist aber im unteren Bereich das Feld MwSt Schlüssel für Außer-Haus-Verkauf. Hier muss der Schlüssel eingetragen werden der für den Außer-Haus-Verkauf gültig sein soll und nicht etwa der Prozentsatz.

Im nächsten Schritt kann in den Parametern bestimmt werden ob der gesamte Tisch oder nur einzelne Artikel für die Außer-Haus-Taste berücksichtigt werden soll. Da Sie, so viele Parameter anlegen können wie Sie wollen und die Parameter wahlweise der Firma, der Kasse, dem Arbeitsplatz, oder sogar einem Mitarbeiter zu ordnen können, haben Sie die volle Kontrolle über das Verhalten des Systems.

Als letzten Schritt muss bei den Artikeln festgelegt werden ob der Artikel als Außer-Haus-Artikel behandelt werden soll.

Sind die Einstellungen einmalig in den Stammdaten eingetragen, kann der Service, mit ruhigem Gewissen und ohne nach zu denken, auf die Außer-Haus-Taste klicken. Denn es kann nichts mehr schief gehen. Die Außer-Haus-Funktion steht Ihnen selbstverständlich auch in der mobilen Version (Pocket PC) von PosBill zur Verfügung.

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Verschrottungsprämie für Registrierkassen

24. Januar 2009

Was dem Auto recht ist, ist der Kasse billig. Abwrackprämie auch für Registrierkassen.

Auch bei der Anschaffung einer neuen Registrierkasse kann die Gunst der Stunde genutzt werden. Beim Kauf eines neuen PosBill Kassensystems im Wert von mehr als 1000 Euro, erhält der Käufer eine Prämie von 100 bis 150 Euro. Dazu müssen nicht einmal aufwändige Antragsformulare ausgefüllt werden. Es genügt ein Foto der verschrotteten alten Kasse um die Prämie von 100 Euro zu kassieren. Für Liebhaber Spektakulärer Performanz bietet PosBill noch einen zusätzlichen Anreiz. Wenn die Verschrottung, mit der Digitalkamera oder dem Handy als Videoclip dokumentiert und zur Publikation im Internet freigegeben wird, gib es sogar eine Prämie von 150 Euro. Die Angebote gelten, befristet bis zum 31.12.2009, bei Bestellung eines neuen PosBill Kassensystems im Wert von mindestens 1000 Euro über www.myposshop.com

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Mehr als nur ein Pizzabaukasten

18. Januar 2009

Eigentlich sollte es nur ein einfacher Pizzabaukasten werden, der es dem Kellner ermöglicht, schnell und sicher, eine Pizza nach Kundenwunsch zusammen zu stellen. Nach dem Test der ersten Betaversion wurde schell deutlich, dass der Begriff ‚einfach’ der falsche Ansatz ist. Allein die Tatsache, dass es Pizzen in unterschiedlicher Größe gibt und deshalb auch die Beilagen andere Preise haben können, machte es notwendig den Leistungsumfang erheblich zu vergrößern. Herausgekommen ist ein Artikelbaukasten mit integrierter Beilagen- und Zusatztextverwaltung, der für alle Artikel eingesetzt werden kann, die individuell zusammengestellt werden können.

Das Besondere hierbei ist, dass Zusatztexte preisbeeinflussend sein können. Es kann bei der Erstellung des Baukastens für jede Beilage entschieden werden ob diese als Zusatztext oder als Zusatzartikel gebucht werden soll. Bei der Buchung als Zusatzartikel wird auch die Bestandsverwaltung, bei aktiver Warenwirtschaft, berücksichtig. Eine weitere Besonderheit ist, mit bis zu neun unterschiedlichen Artikeln innerhalb des Baukastens zu arbeiten, wobei jeder Artikel bis zu 28 unterschiedliche Beilagen oder Zusatztexte enthalten kann.

Die Gestaltungsmöglichkeiten sind fast grenzenlos. Das ist aber bei PosBill obligatorisch. Mit dem speziellen Editor für Artikelbaukästen können beliebig viele unterschiedliche Baukästen erstellt und bearbeitet werden. Die Baukästen können wahlweise einem Artikel oder einer Untergruppe zu geordnet werden. Im Editor wird auch festgelegt ob eine Beilage nur einmal oder mehrfach gebucht werden darf. Oder das bei einem Eisbecher mit drei Kugeln auch wirklich drei Kugeln ausgewählt werden bevor der Vorgang abgeschlossen werden kann. Oder das aus einer Gruppe von Zubereitungsarten nur eine bestimmt werden kann. Das erhöht die Bediensicherheit und hilft Fehlbuchungen zu vermeiden.

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Existenzgründung in der Gastronomie

11. Dezember 2008

Einen Interessanter Link für angehende Gastwirte.

Auf dieser Seite haben wir informative Quellen im Internet und empfehlenswerte Bücher rund um die Existenzgründung in der Gastronomie zusammengestellt.

Existenzgründung in der Gastronomie – Literatur und Links.

Quelle www.abseits.de
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